Ständig neue Änderungswünsche? Ein Änderungsprotokoll aus WhatsApp
„Nur eine kleine Änderung“ per WhatsApp, zwanzigmal. So machen Sie aus dem Kunden-Chat eine datierte Liste aller Änderungswünsche, damit der Mehraufwand sichtbar ist, wenn Sie ihn anbieten oder abrechnen.
Niemand schreibt „bitte verdoppeln Sie das Projekt“. Es kommt als „könnten Sie auch noch …“, als Foto mit einem Kreis, als Sprachnachricht am Sonntag. Über Wochen in WhatsApp verteilt, ist der Mehraufwand unsichtbar, bis Sie ihn abrechnen müssen.
Das Änderungsprotokoll anlegen #
Beginnen Sie mit dem ursprünglichen Briefing oder Angebot. Gehen Sie dann den Chat durch und notieren Sie jeden Wunsch, der nicht darin steht:
| Datum | Wunsch | Wo |
|---|---|---|
| 14. März | Website in einer zweiten Sprache | S. 6, Sprachnachricht |
| 21. März | Fotos der Startseite neu | S. 9 |
| 2. April | zusätzliche Korrekturschleife Logo | S. 13 |
Drei Spalten genügen: wann, was, wo im Chat.
Den Chat in eine Arbeitsform bringen #
- Chat mit Medien exportieren, damit Sprachnachrichten und markierte Fotos mitkommen (Android, iPhone).
- In ein Dokument mit Seitenzahlen verwandeln. Zap2Doc erstellt ein chronologisches PDF mit jeder Nachricht, den Fotos an ihrer Stelle und transkribierten Sprachnachrichten, sodass ein per Audio erklärter Wunsch lesbar ist und eine Seite hat, auf die Ihr Protokoll verweisen kann.
- Einmal durchlesen, das Briefing daneben, und die Tabelle ausfüllen.
Mit dem Kunden nutzen #
- Vor dem Angebot für den Mehraufwand: die Liste schicken. Sie stellt das Gespräch auf Fakten.
- Am Projektende: der Schlussrechnung beilegen, für alles, was zusätzlich abgerechnet wird.
- Im Streit: Liste und PDF erlauben es jeder Person, jede Zeile zu prüfen.
Beim nächsten Mal vermeiden #
Beantworten Sie jeden neuen Wunsch im Chat mit Umfang und Preis: „Das liegt außerhalb des Angebots; es wären 600 € und zwei Tage mehr. Soll ich weitermachen?“ Die Antwort wird die nächste Zeile Ihres Protokolls. Siehe auch Freiberufler: Arbeitsnachweis aus Kunden-Chats sichern.