Ist ein „ok“ eine Vereinbarung?

Manchmal. Es kommt darauf an, worauf es antwortet. Eine Zusammenfassung sollte die Anfrage und das „ok“ zitieren, damit der Leser sieht, was angenommen wurde.

Wie entscheidet Insights, ob etwas erledigt ist?

Nur anhand einer späteren Nachricht. Ein Eintrag ist erfüllt, wenn eine Nachricht das zeigt, ausstehend, wenn eine Nachricht sagt, dass er noch offen ist, und sonst unklar.

Kann ich die Liste in ein anderes Tool übernehmen?

Ja. Kopieren Sie die Einträge aus der Zusammenfassung oder nutzen Sie die Markdown-Datei des Chats, die jeder Bestellung beiliegt.

Aufgaben und Fristen aus einem WhatsApp-Chat: wer, was, bis wann

Arbeit wird per WhatsApp vereinbart und dann vergessen. Wie Sie die Aufgaben aus einem Chat herausziehen, mit Verantwortlichen, Frist und Status, und eine echte Zusage von einem beiläufigen „passt“ unterscheiden.

Insights-Zusammenfassung mit Themen und Vereinbarungen

„Können Sie mir das überarbeitete Angebot bis Freitag schicken?“ „Passt.“ Da sind eine Aufgabe, eine verantwortliche Person und eine Frist – in zwei Nachrichten, zwischen einem Katzenfoto und einer Sprachnachricht über das Mittagessen. Multiplizieren Sie das mit einem Monat Projektgruppe, und niemand weiß mehr, was noch aussteht.

Was eine Aufgabe ausmacht #

Eine Aufgabe hat drei Teile:

was passieren soll (Angebot schicken, Raum buchen, Anzahlung leisten);
wer gesagt hat, es zu tun;
bis wann, falls ein Datum oder eine relative Frist genannt wurde („bis Freitag“, „nach der Besichtigung“).

Und einen vierten, den WhatsApp nie anzeigt: den Status. Ist es erledigt? Die einzige verlässliche Antwort ist eine spätere Nachricht, die es sagt: „geschickt“, „bezahlt, hier der Beleg“, „für den 12. gebucht“.

Von Hand #

Durchsuchen Sie den Chat nach „können Sie“, „mache ich“, „passt“, „bis“, „Frist“, „morgen“ und Wochentagen.
Notieren Sie zu jedem Treffer die Anfrage, wer zugesagt hat, und das Datum.
Suchen Sie weiter hinten nach einer Bestätigung.
Führen Sie eine Tabelle: Aufgabe · verantwortlich · Frist · Status · Datum der Nachricht.

Bei kurzen Chats klappt das. In langen übersehen Sie Zusagen, die anders formuliert sind, und alles, was per Sprachnachricht vereinbart wurde.

Mit einer Zusammenfassung #

Zap2Doc Insights liest den ganzen Export, Sprachnachrichten eingeschlossen, und listet:

Vereinbarungen: relevante Entscheidungen und Zusagen, wer zugesagt hat, Betrag oder Frist wie geschrieben und einen Status erfüllt, ausstehend oder unklar;
Anfragen und Antworten: was jemand erbeten hat und welche Antwort kam (oder dass keine erkennbar ist);
Termine: Besprechungen, Lieferungen und Verschiebungen mit Zeit und Ort;
offene Punkte bei der letzten Nachricht.

Jeder Eintrag zitiert die Nachrichten, auf denen er beruht, einschließlich der späteren Nachricht, die die Erledigung zeigt. Eine Zusage ohne spätere Bestätigung bleibt unklar; die Zusammenfassung unterstellt nicht, dass sie eingehalten wurde. Fristen werden wörtlich übernommen: „bis Freitag“ bleibt „bis Freitag“, ohne geratenes Datum.

Damit die Liste nützt #

Haken Sie bei „unklar“ nach. Das heißt nicht „nicht erledigt“, sondern „im Chat nicht bestätigt“.
Schicken Sie die Liste in die Gruppe. Ein „Das habe ich notiert, bitte korrigieren“ räumt Missverständnisse früh aus.
Bewahren Sie die Quelle auf. Wenn jemand sagt „Das habe ich nie zugesagt“, ist die zitierte Nachricht im PDF einen Tipp entfernt.

Siehe auch: Entscheidungsprotokoll aus WhatsApp und Änderungswünsche des Kunden per WhatsApp protokollieren.