Tareas y Plazos de un Chat de WhatsApp: Quién, Qué y para Cuándo

“¿Me mandas el presupuesto revisado antes del viernes?” “Vale.” Ahí hay una tarea, un responsable y un plazo, en dos mensajes, entre la foto de un gato y un audio sobre la comida. Multiplica eso por un mes de grupo de proyecto y ya nadie sabe qué se debe.

Qué cuenta como tarea #

Una tarea tiene tres partes:

• qué tiene que pasar (mandar el presupuesto, reservar el local, pagar la señal);
• quién dijo que lo haría;
• para cuándo, si se dio una fecha o un plazo relativo (“antes del viernes”, “después de la inspección”).

Y una más que WhatsApp nunca muestra: el estado. ¿Se hizo? La única respuesta fiable es un mensaje posterior que lo diga: “enviado”, “pagado, te paso el justificante”, “reservado para el 12”.

A mano #

1. Busca en el chat “¿me mandas”, “vale”, “me encargo”, “antes del”, “plazo”, “mañana” y los días de la semana.
2. Para cada resultado, anota la petición, quién aceptó y la fecha.
3. Busca una confirmación más adelante.
4. Haz una tabla: tarea · responsable · plazo · estado · fecha del mensaje.

Funciona en un chat corto. En uno largo se te escapan los compromisos dichos de otra manera y todo lo acordado por audio.

Con un resumen #

Zap2Doc Insights lee la exportación entera, audios incluidos, y lista:

• acuerdos: decisiones y promesas relevantes, quién se comprometió, el importe o plazo tal como se escribió y un estado de cumplido, pendiente o sin aclarar;
• solicitudes y respuestas: qué pidió alguien y qué respuesta tuvo (o que no consta respuesta);
• agenda: reuniones, entregas y cambios de fecha, con cuándo y dónde;
• puntos pendientes en el último mensaje.

Cada elemento cita los mensajes en los que se apoya, incluido el mensaje posterior que muestra que se hizo. Una promesa sin confirmación posterior queda sin aclarar; el resumen no da por hecho que se cumplió. Los plazos se copian tal como se escribieron: “antes del viernes” sigue siendo “antes del viernes”, sin una fecha inventada.

Para que la lista sirva #

• Pregunta por los “sin aclarar”. No significa que no se hiciera, significa que nadie lo confirmó en el chat.
• Devuelve la lista al grupo. Un “esto es lo que tengo, corregidme” arregla malentendidos pronto.
• Guarda la fuente. Cuando alguien diga “yo nunca quedé en eso”, el mensaje citado está a un toque en el PDF.

Ver también: registro de decisiones desde WhatsApp y el cliente pide cambios por WhatsApp.