Ein Entscheidungsprotokoll aus Ihren WhatsApp-Chats führen
Was per WhatsApp entschieden wird, geht verloren oder jeder erinnert es anders. Wie Sie alle Entscheidungen eines Chats finden, in einer einfachen Vorlage festhalten und jede Zeile mit der Nachricht verknüpfen, die sie getroffen hat.
Drei Monate nach Baubeginn fragt jemand: „Wann haben wir eigentlich beschlossen, auf das Obergeschoss zu verzichten?“ Die Antwort steht in WhatsApp, in einer Sprachnachricht von einem Dienstag, nach einer Diskussion mit 40 Nachrichten. Ein Entscheidungsprotokoll sorgt dafür, dass Sie sie in zehn Sekunden finden statt in vierzig Minuten.
Eine einfache Vorlage #
| # | Datum | Entscheidung | Entschieden von | Erwogene Optionen | Nachricht |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 14.03. | Arbeitsplatte aus schwarzem Granit | Anna, angenommen von Ben | Schwarzer Granit oder Quarz | S. 7 |
| 2 | 02.04. | Übergabe auf 09.05. verschoben | Ben schlug vor, Anna nahm an | Rabatt oder kostenloses Regal | S. 16 |
Kurz. Eine Zeile pro Entscheidung, das Datum der Nachricht und die Fundstelle.
Entscheidungen finden #
Entscheidungen klingen selten nach „wir beschließen“. Suchen Sie nach:
- Zustimmung: „ok, machen wir so“, „legen Sie los“, „freigegeben“, „abgemacht“;
- Wahl zwischen Optionen: „Variante 2“, „die günstigere“;
- Änderungen: „stattdessen“, „verschieben wir auf“, „bitte stornieren“;
- Zahlen, die sich nicht mehr bewegen: der letzte Preis vor Ende der Verhandlung.
Und hören Sie die Sprachnachrichten: Viel „ja, nehmen Sie B“ wird nur gesagt.
Aus der Zusammenfassung aufbauen #
Zap2Doc Insights liefert einen großen Teil des Protokolls fertig:
- Vereinbarungen: wer was zugesagt hat, mit Betrag oder Frist wie geschrieben, und ob eine spätere Nachricht die Erledigung zeigt;
- Vorschläge: Angebote und Alternativen, der vorschlagenden Person zugeordnet;
- Meinungsverschiedenheiten: wo jemand widersprach, die Position jeder Seite;
- eine Chronologie mit dem Datum jedes wichtigen Ereignisses.
Jeder Eintrag verlinkt seine Nachricht im PDF, die Spalte „Nachricht“ ist also schon ausgefüllt. Sprachnachrichten werden transkribiert und einbezogen.
Gewohnheiten, die das Protokoll verlässlich halten #
- Notieren Sie die Entscheidung, nicht die Diskussion. „Schwarzer Granit“ ist die Entscheidung; die 40 Nachrichten sind Kontext.
- Notieren Sie, wer entschieden hat. In einer Gruppe beginnt mit „die Gruppe hat entschieden“ der Ärger. Nennen Sie Namen.
- Posten Sie die Zeile im Chat. „Ich halte fest: Übergabe am 09.05., Regal inklusive. Bitte melden, falls falsch.“ Dann bedeutet Schweigen etwas.
- Bewahren Sie den Export auf. Exportieren Sie an jedem Meilenstein neu und behalten Sie die Dateien; sie sind die Quelle Ihres Protokolls.
Siehe auch: Aufgaben und Fristen aus einem WhatsApp-Chat.