Che differenza c'è tra decisione e accordo?

In pratica poca. Un registro delle decisioni annota cosa è stato stabilito, da chi, quando e perché. Insights lo riporta negli Accordi, con chi si è impegnato e a cosa.

Devo annotare le opzioni scartate?

Sì, in una riga. Sapere che l'opzione A è stata scartata, e perché, risparmia la discussione successiva. Proposte e disaccordi del riepilogo aiutano.

Ogni quanto aggiornarlo?

Dopo ogni giro lungo di messaggi, o ogni settimana per un progetto attivo.

Tenere un registro delle decisioni dalle tue chat WhatsApp

Ciò che si decide su WhatsApp si perde, o ognuno lo ricorda a modo suo. Come trovare tutte le decisioni di una chat, annotarle in un modello semplice e collegare ogni riga al messaggio che le ha prese.

Cronologia Insights: eventi datati, ognuno con il suo messaggio

Tre mesi dopo l’inizio dei lavori qualcuno chiede: «quando abbiamo deciso di rinunciare al piano di sopra?». La risposta è su WhatsApp, in un vocale di un martedì, dopo una discussione di 40 messaggi. Un registro delle decisioni ti permette di trovarla in dieci secondi invece che in quaranta minuti.

Un modello semplice #

#	Data	Decisione	Chi ha deciso	Opzioni valutate	Messaggio
1	14/03	Piano in granito nero	Anna, accettato da Bruno	Granito nero o quarzo	p. 7
2	02/04	Consegna spostata al 09/05	Bruno ha proposto, Anna ha accettato	Sconto o mensola gratis	p. 16

Breve. Una riga per decisione, la data del messaggio e dove è stata presa.

Trovare le decisioni #

Le decisioni raramente dicono «decidiamo». Cerca:

assensi: «ok, facciamo così», «vai pure», «approvato», «affare fatto»;
una scelta tra opzioni: «l’opzione 2», «la più economica»;
cambi: «invece», «spostiamo a», «annulla»;
numeri che smettono di muoversi: l’ultimo prezzo prima della fine della trattativa.

E ascolta i vocali: molti «sì, vai con la B» si dicono a voce.

Costruirlo dal riepilogo #

Zap2Doc Insights ti dà buona parte del registro già pronta:

gli accordi: chi si è impegnato a cosa, con importo o scadenza come scritti, e se un messaggio successivo mostra che è stato fatto;
le proposte: offerte e alternative, attribuite a chi le ha fatte;
i disaccordi: quando qualcuno si è opposto, la posizione di ciascuno;
una cronologia con la data di ogni evento importante.

Ogni voce rimanda al suo messaggio nel PDF: la colonna «Messaggio» è già compilata. I vocali sono trascritti e inclusi.

Abitudini che tengono il registro affidabile #

Scrivi la decisione, non la discussione. «Granito nero» è la decisione; i 40 messaggi sono il contesto.
Scrivi chi ha deciso. In un gruppo, «il gruppo ha deciso» è l’inizio dei problemi. Fai i nomi.
Ripubblica la riga in chat. «Annoto: consegna il 09/05, mensola compresa. Ditemi se sbaglio.» Allora il silenzio significa qualcosa.
Conserva l’esportazione. Esporta di nuovo a ogni tappa e tieni i file: sono la fonte del registro.

Vedi anche: compiti e scadenze da una chat WhatsApp.