Passare la cronologia WhatsApp di un cliente a un collega
Un collega se ne va, è in ferie, o tu erediti un cliente. Come passare la cronologia WhatsApp di un cliente in modo che chi subentra capisca il contesto in pochi minuti.
Una persona del team scrive con un cliente su WhatsApp da otto mesi. Ora va in maternità, cambia area o lascia l’azienda. Erediti il cliente e, con lui, 3.000 messaggi che non hai tempo di leggere prima della prima telefonata.
Ciò che serve davvero a chi subentra #
Non tutta la chat. Un buon passaggio di consegne risponde a:
- Chi è il cliente, e chi altro è coinvolto (il socio, il commercialista, il capocantiere).
- Cosa ha chiesto e cosa gli è stato risposto.
- Cosa è stato concordato: prezzi, perimetro, date.
- Cosa è in sospeso, da entrambe le parti.
- I punti delicati: reclami, disaccordi, promesse fatte da chi se ne va.
- Come comunica: vocali o testo, mattina o sera, risposte rapide o lente.
Come fare il passaggio #
- Esporta la chat dal telefono su cui si trova, con i media (qui i vocali contano) (Android, iPhone).
- Trasformala in un riepilogo con Zap2Doc Insights: panoramica, persone e ruoli, richieste e risposte, accordi con il loro stato, pagamenti, disaccordi, punti aperti e cronologia.
- Aggiungi i numeri. La scheda Insights mostra chi di solito avvia la conversazione, il tempo di risposta mediano e gli orari più attivi: così chi arriva capisce come funziona quel cliente.
- Consegna il PDF: il riepilogo davanti, la chat completa dopo, ogni punto collegato al suo messaggio.
- Presentati al cliente nella chat e conferma con lui i punti aperti.
Perché le citazioni contano in un passaggio di consegne #
A chi se n’è andato non si può più chiedere. Se il riepilogo dice che al cliente è stato promesso uno sconto, chi subentra deve vedere quel messaggio, nel suo contesto, prima di onorarlo o metterlo in discussione. Insights tratta le affermazioni come affermazioni e segna una promessa come rispettata solo quando un messaggio successivo lo mostra.
Per studi e agenzie che lo fanno spesso #
Se acquisisci molti clienti da WhatsApp, Zap2Doc Business converte più conversazioni in un unico lotto. Vedi anche: organizzare le conversazioni WhatsApp con i clienti.