Transmettre l'historique WhatsApp d'un client à un collègue
Un collègue part, s'absente, ou vous reprenez un compte. Comment transmettre l'historique WhatsApp d'un client pour que la personne qui reprend comprenne le contexte en quelques minutes.
Un membre de l’équipe échange avec un client sur WhatsApp depuis huit mois. Il part en congé, change de portefeuille ou quitte l’entreprise. Vous héritez du client, et avec lui de 3 000 messages que vous n’avez pas le temps de lire avant le premier appel.
Ce dont la personne qui reprend a vraiment besoin #
Pas de toute la conversation. Une bonne passation répond à :
- Qui est le client, et qui d’autre intervient (son associé, son comptable, le conducteur de travaux).
- Ce qu’il a demandé et ce qu’on lui a répondu.
- Ce qui a été convenu : prix, périmètre, dates.
- Ce qui est en attente, des deux côtés.
- Les sujets sensibles : réclamations, désaccords, promesses faites par la personne qui part.
- Sa façon de communiquer : vocaux ou écrit, matin ou soir, réponses rapides ou lentes.
La passation, étape par étape #
- Exportez la discussion depuis le téléphone où elle se trouve, avec les médias (les vocaux comptent ici) (Android, iPhone).
- Transformez-la en synthèse avec Zap2Doc Insights : vue d’ensemble, personnes et rôles, demandes et réponses, accords avec leur statut, paiements, désaccords, points en suspens et chronologie.
- Ajoutez les chiffres. L’onglet Insights montre qui initie le plus souvent la conversation, le temps de réponse médian et les heures les plus actives : de quoi comprendre comment fonctionne ce client.
- Transmettez le PDF : la synthèse en tête, la conversation complète ensuite, chaque point relié à son message.
- Présentez-vous au client dans la discussion et confirmez avec lui les points en suspens.
Pourquoi les citations comptent dans une passation #
La personne partie ne peut plus être consultée. Si la synthèse indique qu’une remise a été promise au client, celui qui reprend doit voir ce message, dans son contexte, avant de l’honorer ou de la discuter. Insights traite les affirmations comme des affirmations et ne marque une promesse comme respectée que si un message ultérieur le montre.
Pour les cabinets et agences qui le font souvent #
Si vous reprenez beaucoup de clients venus de WhatsApp, Zap2Doc Business convertit plusieurs conversations en un seul lot. Voir aussi : organiser les conversations WhatsApp avec vos clients.