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E-mail récapitulatif : confirmer par écrit ce qui a été convenu sur WhatsApp

Vous vous êtes mis d'accord sur WhatsApp ? Confirmez par e-mail. Un modèle d'e-mail récapitulatif avec ce qui a été convenu, ce qui reste en attente et la suite, préparé à partir de la conversation elle-même.

Synthèse Insights, point de départ de l'e-mail

Le client a validé le prix et le délai dans une conversation pleine de vocaux. Le fournisseur a répondu « ok, la semaine prochaine ». Avant que l’argent ne circule ou que le travail commence, un e-mail qui dit voici ce que nous avons convenu vaut le coup.

Le modèle d’e-mail récapitulatif #

Objet : Récapitulatif de notre échange – [sujet], [date]

Bonjour [prénom],

Merci pour cet échange. Pour être sûrs d’être alignés, voici ce que j’ai noté :

Convenu

  • [point] – [montant ou délai] (votre message du [date])
  • [point] – [montant ou délai]

En attente

  • [question ou confirmation manquante]

Suite

  • [qui] fera [quoi] d’ici le [date]

Si un point ne correspond pas à ce que vous aviez compris, répondez-moi et je corrige.

Court, factuel, daté. Ça fait sérieux, pas mise en demeure.

Des faits exacts #

L’e-mail ne vaut que par ses faits. Retournez dans la conversation pour :

  • les montants et dates exacts, tels qu’écrits (sans arrondir ni convertir) ;
  • qui a dit quoi : « vous avez proposé », « j’ai confirmé » ;
  • le dernier état de ce qui a été négocié : l’offre finale, pas la première ;
  • ce qui a été dit en vocal, qu’on retient facilement de travers.

De la synthèse à l’e-mail #

Zap2Doc Insights fournit la matière :

  • les accords, montants et délais recopiés tels qu’écrits, avec leur statut ;
  • les propositions dans l’ordre où elles ont été faites, pour savoir laquelle est la dernière ;
  • les paiements tels que chacun les a annoncés ;
  • les points en suspens au dernier message.

Chacun renvoie à son message, vous pouvez donc citer la date dans l’e-mail. Dans l’onglet Insights, Rédiger ma réponse copie une instruction à coller dans ChatGPT, Claude ou Gemini avec le PDF Insights : l’IA rédige à partir des fichiers et signale ce qui doit être confirmé par vous.

Quelques règles #

  • Envoyez-le peu après l’échange, tant que tout le monde se souvient de la même chose.
  • Restez neutre. « Comme convenu » appelle la dispute si l’autre n’est pas d’accord ; « voici ce que j’ai noté » appelle une correction.
  • Gardez l’export. L’e-mail résume ; la source, c’est la conversation.

Pour documenter un travail convenu par message : accord verbal sur WhatsApp.