Faire un compte rendu à partir d'une conversation WhatsApp
Quand la « réunion » a eu lieu sur WhatsApp, il faut quand même un compte rendu. Un modèle de compte rendu pour les échanges par messages, ce qu'il doit contenir, et comment le préparer à partir de l'export, vocaux compris.
Beaucoup de « réunions » ont lieu aujourd’hui sur WhatsApp : le conseil syndical qui débat deux soirs de suite, l’équipe avant un lancement, des frères et sœurs qui décident de l’aide à apporter à leur mère. Personne n’a pris de notes, mais chacun se souviendra d’une issue différente.
Un modèle de compte rendu pour les échanges par messages #
Objet : ce qui a été discuté Période : date du premier et du dernier message Participants : qui a participé (et son rôle)
- Résumé : deux ou trois phrases sur ce qui a été discuté et la conclusion.
- Décisions : chacune avec qui l’a approuvée et la date.
- Actions : quoi, qui, pour quand.
- Questions ouvertes : ce qui attend encore une réponse.
- Désaccords : s’il en reste, la position de chacun en une ligne.
- Suite : date du prochain échange ou de la prochaine échéance.
Le remplir à partir de la conversation #
- Exportez la discussion avec les médias s’il y a eu des vocaux (Android, iPhone).
- Limitez-vous à la réunion. Seulement les jours du débat, pas tout l’historique du groupe.
- Sortez les décisions, puis les actions, puis les questions restées sans réponse.
- Écrivez de façon neutre, à la troisième personne. « Marie a proposé… », « Jean s’y est opposé… ».
Insights comme premier brouillon #
Zap2Doc Insights correspond presque point par point à ce modèle :
| Rubrique du compte rendu | Rubrique de la synthèse |
|---|---|
| Résumé | Vue d’ensemble et thèmes |
| Participants | Personnes (dans les groupes) |
| Décisions | Accords |
| Actions | Accords, demandes et réponses, calendrier |
| Questions ouvertes | Points en suspens |
| Désaccords | Désaccords |
Réglez la période du débat dans l’aperçu gratuit. La synthèse est rédigée dans la langue de la conversation, de façon neutre et à la troisième personne, chaque élément renvoyant à son message. Pour chaque thème, vous pouvez copier une instruction prête à l’emploi et la coller, avec le PDF Insights, dans ChatGPT, Claude ou Gemini pour l’adapter au modèle de compte rendu de votre copropriété ou de votre entreprise.
Avant de l’envoyer #
- Vérifiez chaque décision dans son message. Un toucher dans le PDF.
- Retirez ce qui n’a rien à y faire. Apartés et remarques personnelles restent dehors.
- Demandez les corrections dans un délai fixé. Il devient alors le compte rendu accepté par tous.
Voir aussi : registre des décisions · e-mail récapitulatif de la conversation.