Ein Besprechungsprotokoll aus einem WhatsApp-Chat erstellen
Wenn die „Besprechung“ in WhatsApp stattfand, brauchen Sie trotzdem ein Protokoll. Eine Protokollvorlage für Diskussionen per Nachricht, was hineingehört und wie Sie es aus dem Export erstellen, Sprachnachrichten eingeschlossen.
Viele „Besprechungen“ finden heute in WhatsApp statt: der Verwaltungsbeirat, der zwei Abende lang diskutiert, das Team vor einem Launch, Geschwister, die die Pflege der Mutter organisieren. Niemand hat mitgeschrieben, aber später erinnert jeder ein anderes Ergebnis.
Eine Protokollvorlage für Diskussionen per Nachricht #
Thema: worüber gesprochen wurde Zeitraum: Datum der ersten und letzten Nachricht Teilnehmende: wer beteiligt war (und in welcher Rolle)
- Zusammenfassung: zwei, drei Sätze dazu, was besprochen wurde und wie es endete.
- Beschlüsse: jeweils mit Zustimmenden und Datum.
- Aufgaben: was, wer, bis wann.
- Offene Fragen: was noch eine Antwort braucht.
- Meinungsverschiedenheiten: falls noch welche bestehen, die Position jeder Seite in einer Zeile.
- Nächster Schritt: Datum der nächsten Runde oder Frist.
Aus dem Chat befüllen #
- Exportieren Sie den Chat mit Medien, falls Sprachnachrichten dabei waren (Android, iPhone).
- Beschränken Sie sich auf die Besprechung. Nur die Tage der Diskussion, nicht die ganze Gruppenhistorie.
- Ziehen Sie die Beschlüsse heraus, dann die Aufgaben, dann die unbeantworteten Fragen.
- Schreiben Sie neutral, in der dritten Person. „Maria schlug vor …“, „Jan widersprach …“.
Insights als erster Entwurf #
Zap2Doc Insights deckt diese Vorlage fast Punkt für Punkt ab:
| Protokollabschnitt | Abschnitt der Zusammenfassung |
|---|---|
| Zusammenfassung | Überblick und Themen |
| Teilnehmende | Personen (bei Gruppen) |
| Beschlüsse | Vereinbarungen |
| Aufgaben | Vereinbarungen, Anfragen und Antworten, Termine |
| Offene Fragen | Offene Punkte |
| Meinungsverschiedenheiten | Meinungsverschiedenheiten |
Stellen Sie in der kostenlosen Vorschau den Zeitraum der Diskussion ein. Die Zusammenfassung ist in der Sprache des Chats verfasst, neutral und in der dritten Person, jeder Eintrag mit seiner Nachricht verknüpft. Zu jedem Thema können Sie einen fertigen Prompt kopieren und zusammen mit dem Insights-PDF in ChatGPT, Claude oder Gemini einfügen, um es an die Protokollvorlage Ihrer Eigentümergemeinschaft oder Firma anzupassen.
Bevor Sie es verschicken #
- Prüfen Sie jeden Beschluss an seiner Nachricht. Ein Tipp im PDF.
- Streichen Sie, was nicht hineingehört. Nebengespräche und persönliche Bemerkungen bleiben draußen.
- Bitten Sie um Korrekturen bis zu einer festen Frist. Dann ist es das abgestimmte Protokoll.
Siehe auch: Entscheidungsprotokoll · Zusammenfassung per E-Mail bestätigen.