Datenschutzerklärung

Letzte Aktualisierung: 25. September 2026

1. Was wir erfassen

• Die .zip-Datei, die Sie hochladen (Ihr WhatsApp-Export)
• Ihre E-Mail-Adresse — zum Versand des Download-Links
• Grundlegende Nutzungsdaten über Google Analytics (besuchte Seiten, Gerät, Land)
• Bei einem Kauf die Bestelldaten (Kennung, Betrag, Währung, Zahlungsanbieter) sowie die Google-Analytics-Kennung Ihrer Sitzung, damit wir nachvollziehen können, welcher Besuch zum Kauf geführt hat
• Die Seite, auf der Ihr Besuch begann, und die Website, die Sie dorthin geführt hat (nur die Domain, nie Ihre Suchbegriffe), sowie etwaige Kampagnen-Tags im Link. Ihr Browser speichert Ihren ersten Besuch bis zu 30 Tage; beides wird beim Hochladen einer Datei mit Ihrer Bestellung gespeichert, damit wir nachvollziehen können, welche Seite dazu geführt hat

2. Wie wir Ihre Daten verwenden

• Ihre .zip-Datei wird verarbeitet, um das PDF-Dokument zu erstellen
• Sprachnachrichten werden nach der Zahlung zur automatischen Transkription an die Transkriptions-API von OpenAI gesendet. Vor der Zahlung wird ohne Ihre Anfrage nichts transkribiert: Wenn Sie auf dem Konfigurationsbildschirm eine Probe anfordern, senden wir höchstens die erste Minute einer Sprachnachricht an dieselbe API
• Ihre E-Mail-Adresse wird für den Versand des Download-Links verwendet. Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nutzen wir sie auch für seltene Produktneuigkeiten von Zap2Doc; Sie können sich jederzeit abmelden.
• Analytics-Daten helfen uns, den Dienst zu verbessern

3. Speicherung und Löschung

• Im Einzelkonverter wird Ihre .zip-Datei innerhalb von 24 Stunden nach der Verarbeitung gelöscht.
• Dateien in Zap2Doc Business. Exporte, die auf Zahlung warten, werden bis zum Ablaufdatum der Gruppe gespeichert. Dies kann länger als 24 Stunden sein. Falls eine bezahlte Konvertierung fehlschlägt, können der Export und die gespeicherte Transkription für einen erneuten Versuch bis zu 7 Tage nach dem letzten Verarbeitungsversuch aufbewahrt werden. Erstellte PDFs bleiben nach der Erstellung mindestens 7 Tage verfügbar, gemäß der für das Konto geltenden Aufbewahrungsfrist.
• Im Einzelkonverter ist das erstellte PDF 7 Tage nach der Erstellung verfügbar und wird danach automatisch gelöscht. Für Business-PDFs gilt die oben beschriebene Aufbewahrungsfrist.
• Vorschau-Dateien werden nach der Zahlung gelöscht
• Die Inhalte Ihrer Unterhaltungen werden zur PDF-Erstellung und Audiotranskription verarbeitet und vorübergehend gespeichert, unter Nutzung der unten genannten Dienste. Für Dateien und gespeicherte Transkriptionen gelten die hier beschriebenen Aufbewahrungsfristen.
• Eine von Ihnen angeforderte Transkriptionsprobe wird bei Ihrer Bestellung gespeichert und mit ihr gelöscht
• E-Mail-Adressen werden zur Auftragsabwicklung und nur mit ausdrücklicher Einwilligung für Produktneuigkeiten aufbewahrt

4. Zahlungen

Zahlungen werden von Stripe (Kredit-/Debitkarte, Apple Pay, Google Pay), Mercado Pago (Pix, Karte) oder dLocal (lokale Zahlungsmethoden in Lateinamerika: Peru, Kolumbien, Chile, Mexiko, Argentinien) abgewickelt. Wir sehen oder speichern keine Kartendaten — alles wird direkt vom Zahlungsanbieter verwaltet.

5. Cookies

Wir verwenden Google Analytics (GA4) für Nutzungsstatistiken. Das Surfen allein ist nicht mit Ihrer Identität verknüpft; schließen Sie jedoch einen Kauf ab, speichern wir die Google-Analytics-Kennung dieser Sitzung zusammen mit Ihrer Bestellung, wodurch sie mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft wird. Wir setzen keine Werbe-Cookies und betreiben kein seitenübergreifendes Tracking.

6. Drittanbieter

• Cloudflare R2 — temporäre Dateispeicherung
• OpenAI — Audio-Transkription
• Stripe / Mercado Pago / dLocal — Zahlungsabwicklung
• Brevo — Versand transaktionaler und einwilligungsbasierter Marketing-E-Mails
• Google Analytics — Website-Analyse
• MaxMind GeoLite2 — Ermittlung des Landes anhand Ihrer IP-Adresse auf unserem eigenen Server, um Preis und Zahlungsmethode für Ihr Land anzuzeigen. This product includes GeoLite Data created by MaxMind, available from https://www.maxmind.com

7. Kontakt

Fragen zum Datenschutz? Schreiben Sie uns: contact@zap2doc.com

Zap2Doc wird betrieben von der Codestrom Ltda., einem in Brasilien eingetragenen Unternehmen, das für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung verantwortlich ist. Kontakt: contact@zap2doc.com