Datenschutzerklärung — Zap2Doc Insights
Diese Richtlinie gilt für Zap2Doc Insights, einschließlich der nachfolgend beschriebenen Verarbeitung bei Konvertierung, Zahlung, Speicherung und Nutzungsanalyse.
Letzte Aktualisierung: 28. Oktober 2026
1. Was wir erfassen
- Die .zip-Datei, die Sie hochladen (Ihr WhatsApp-Export)
- Ihre E-Mail-Adresse — zum Versand des Download-Links
- Grundlegende Nutzungsdaten über Google Analytics (besuchte Seiten, Gerät, Land)
- Bei einem Kauf die Bestelldaten (Kennung, Betrag, Währung, Zahlungsanbieter) sowie die Google-Analytics-Kennung Ihrer Sitzung, damit wir nachvollziehen können, welcher Besuch zum Kauf geführt hat
- Die Seite, auf der Ihr Besuch begann, und die Website, die Sie dorthin geführt hat (nur die Domain, nie Ihre Suchbegriffe), sowie etwaige Kampagnen-Tags im Link. Ihr Browser speichert Ihren ersten Besuch bis zu 30 Tage; beides wird beim Hochladen einer Datei mit Ihrer Bestellung gespeichert, damit wir nachvollziehen können, welche Seite dazu geführt hat
- Wie die Seiten genutzt werden, aufgezeichnet von Microsoft Clarity: Klicks, Scrollen, Mausbewegungen und das Layout jeder Seite, damit wir finden, was stört. Der Inhalt Ihres Chats auf dem Bildschirm (Nachrichten, Namen, Vorschauen, Transkriptionsproben) und alles, was Sie eingeben, werden maskiert, bevor die Aufzeichnung Ihren Browser verlässt
2. Wie wir Ihre Daten verwenden
- Ihre .zip-Datei wird verarbeitet, um das PDF-Dokument zu erstellen
- Sprachnachrichten werden nach der Zahlung zur automatischen Transkription an die Transkriptions-API von OpenAI gesendet. Vor der Zahlung wird ohne Ihre Anfrage nichts transkribiert: Wenn Sie auf dem Konfigurationsbildschirm eine Probe anfordern, senden wir höchstens die erste Minute einer Sprachnachricht an dieselbe API
- Ihre E-Mail-Adresse wird für den Versand des Download-Links verwendet. Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nutzen wir sie auch für seltene Produktneuigkeiten von Zap2Doc; Sie können sich jederzeit abmelden.
- Analytics-Daten helfen uns, den Dienst zu verbessern
- Wenn Sie ohne E-Mail-Adresse bezahlt haben und mit Ihrem Feedback eine hinterlassen, verwenden wir sie nur, um auf dieses Feedback zu antworten
- Konvertierung ohne Insights:Der Text Ihres Chats wird nie an ein KI-Modell gesendet. Nur Sprachnachrichten, an OpenAI und ausschließlich zur Transkription — und, wenn Sie es auf dem Konfigurationsbildschirm anfordern, das Gesprochene in Ihren Videos: Deren Tonspur wird auf unserem eigenen Server analysiert, um die Stellen mit Sprache zu finden, und nur diese Stellen werden gesendet. OpenAI verwendet über seine API gesendete Daten nicht zum Training seiner Modelle. Für die Umwandlung eines Chats brauchen Sie kein Konto
3. Speicherung und Löschung
- Im Einzelkonverter wird Ihre .zip-Datei innerhalb von 24 Stunden nach der Verarbeitung gelöscht.
- Dateien in Zap2Doc Business. Exporte, die auf Zahlung warten, werden bis zum Ablaufdatum der Gruppe gespeichert. Dies kann länger als 24 Stunden sein. Falls eine bezahlte Konvertierung fehlschlägt, können der Export und die gespeicherte Transkription für einen erneuten Versuch bis zu 7 Tage nach dem letzten Verarbeitungsversuch aufbewahrt werden. Erstellte PDFs bleiben nach der Erstellung mindestens 7 Tage verfügbar, gemäß der für das Konto geltenden Aufbewahrungsfrist.
- Im Einzelkonverter ist das erstellte PDF 7 Tage nach der Erstellung verfügbar und wird danach automatisch gelöscht. Für Business-PDFs gilt die oben beschriebene Aufbewahrungsfrist.
- Vorschau-Dateien werden nach der Zahlung gelöscht
- Die Inhalte Ihrer Unterhaltungen werden zur PDF-Erstellung und Audiotranskription verarbeitet und vorübergehend gespeichert, unter Nutzung der unten genannten Dienste. Für Dateien und gespeicherte Transkriptionen gelten die hier beschriebenen Aufbewahrungsfristen.
- Eine von Ihnen angeforderte Transkriptionsprobe wird bei Ihrer Bestellung gespeichert und mit ihr gelöscht
- E-Mail-Adressen werden zur Auftragsabwicklung und nur mit ausdrücklicher Einwilligung für Produktneuigkeiten aufbewahrt
Zap2Doc Insights
Wenn Sie Zap2Doc Insights kaufen, werden der Gesprächstext aus dem gekauften Zeitraum und die zugehörigen Transkripte an OpenAI gesendet, um die Zusammenfassung zu erstellen. OpenAI verwendet API-Daten standardmäßig nicht zum Training seiner Modelle.
Wir speichern die für Insights benötigten Transkripte, bis die Zusammenfassung erstellt ist, höchstens jedoch 24 Stunden nach dem Kauf. Das Insights-PDF wird zusammen mit dem Gesprächs-PDF gelöscht. Die Zusammenfassung und die darin zitierten Auszüge werden mit Ihrer Bestellung gespeichert, bis die Dateien ablaufen.
Die Schaltflächen zum Fortsetzen mit KI kopieren lediglich einen Prompt in Ihre Zwischenablage. Wir senden weder diesen Prompt noch Ihr Gespräch an einen anderen KI-Dienst; Sie entscheiden, wo Sie ihn einfügen.
Der zur Analyse gesendete Text umfasst Teilnehmernamen, Datum und Uhrzeit der Nachrichten, deren Inhalt und verfügbare Transkripte im gekauften Zeitraum. Verweise auf Anhänge können Dateinamen enthalten. Die Zusammenfassung kann persönliche oder sensible Daten aus dem Gespräch enthalten.
OpenAI kann Eingaben und Antworten in Protokollen zur Missbrauchsüberwachung speichern, normalerweise bis zu 30 Tage, mit Ausnahmen gemäß seiner Richtlinie. Diese Aufbewahrung ist unabhängig von unseren Löschfristen für Dateien.OpenAI-Datenkontrollen
4. Zahlungen
Zahlungen werden von Stripe (Kredit-/Debitkarte, Apple Pay, Google Pay), Mercado Pago (Pix, Karte) oder dLocal (lokale Zahlungsmethoden in Lateinamerika: Peru, Kolumbien, Chile, Mexiko, Argentinien) abgewickelt. Wir sehen oder speichern keine Kartendaten — alles wird direkt vom Zahlungsanbieter verwaltet.
5. Cookies
Wir verwenden Google Analytics (GA4) für Nutzungsstatistiken. Das Surfen allein ist nicht mit Ihrer Identität verknüpft; schließen Sie jedoch einen Kauf ab, speichern wir die Google-Analytics-Kennung dieser Sitzung zusammen mit Ihrer Bestellung, wodurch sie mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft wird. Wir setzen keine Werbe-Tags ein und verkaufen oder teilen Ihre Daten nicht zu Werbezwecken. Microsoft Clarity kann eigene Cookies setzen, um die Seiten eines Besuchs zuzuordnen; Datenschutzerklärung von Microsoft: https://privacy.microsoft.com/privacystatement
6. Drittanbieter
- Cloudflare R2 — temporäre Dateispeicherung
- OpenAI — Audiotranskription und Gesprächsanalyse für Insights
- Stripe / Mercado Pago / dLocal — Zahlungsabwicklung
- Brevo — Versand transaktionaler und einwilligungsbasierter Marketing-E-Mails
- Google Analytics — Website-Analyse
- MaxMind GeoLite2 — Ermittlung des Landes anhand Ihrer IP-Adresse auf unserem eigenen Server, um Preis und Zahlungsmethode für Ihr Land anzuzeigen. This product includes GeoLite Data created by MaxMind, available from https://www.maxmind.com
- Microsoft Clarity — Nutzungsaufzeichnungen, Chatinhalte und Eingaben maskiert
- Sentry — Fehlerberichte der Website und unserer Server (Browser, Seite und Fehlerdetails)
- Netlify — Hosting der Website
- Railway — unsere Server und Datenbank
7. Kontakt
Fragen zum Datenschutz? Schreiben Sie uns: contact@zap2doc.com
Zap2Doc wird betrieben von der Codestrom Ltda., einem in Brasilien eingetragenen Unternehmen, das für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung verantwortlich ist. Kontakt: contact@zap2doc.com