L'ordine era una foto e un vocale. Conta?

Fa parte della conversazione. Esporta con i media per includere foto e vocale, e trascrivi il vocale perché l'ordine si possa leggere.

E se il fornitore ha mandato il prezzo in PDF o immagine?

È nell'esportazione come file. Un documento ricavato dall'esportazione lo mostra accanto al messaggio con cui è arrivato.

Prima al fornitore, con un riepilogo scritto chiaro. Poi, secondo l'importo, un'associazione di categoria, una mediazione, un avvocato o il Giudice di pace.

Problemi con un fornitore? Metti in ordine ordini e promesse di WhatsApp

Merce sbagliata, consegna in ritardo, prezzo cambiato: se gli ordini passavano da WhatsApp, la chat è lo storico degli ordini. Come esportarla, trovare l'ordine, la conferma e le promesse, e mettere tutto in ordine.

Una chat con un fornitore ordinata per data

Per molte piccole imprese ordinare da un fornitore significa un messaggio WhatsApp: una foto del prodotto, una quantità, “puoi consegnare giovedì?”. Quando la merce arriva sbagliata, in ritardo o a un altro prezzo, quella chat è l’unico storico degli ordini che hai.

Cosa cercare nella chat #

L’ordine: prodotti, quantità, specifiche, foto o codici.
Il prezzo: listino, preventivo o il messaggio che l’ha indicato.
La conferma: “ok”, “confermato”, “consegno giovedì”.
Il pagamento: bonifici, ricevute, fatture inviate nella chat.
Il problema: foto di ciò che è arrivato, le date, il tuo reclamo.
Le risposte del fornitore: promesse di cambio, rimborso o consegna.

Passo 1: esporta la chat con i media #

Foto della merce, fatture inviate come file e vocali con l’ordine ne fanno parte (Android, iPhone). Se più persone della tua impresa hanno scritto al fornitore, esporta la chat di ognuna.

Passo 2: scrivi il riepilogo #

Ordine per ordine: cosa, quando e a che prezzo; cosa è arrivato e quando; cosa è stato promesso dopo. Rimanda ogni riga al suo punto nella chat.

Passo 3: rendi leggibile la chat #

Zap2Doc trasforma l’esportazione in un PDF cronologico con pagine numerate: ogni messaggio con data e mittente, foto e documenti al loro posto, vocali trascritti. Il tuo riepilogo può citare “ordine confermato, p. 4” e chiunque può verificare. Vedi un’anteprima gratuita prima di pagare.

Passo 4: invialo #

Manda il riepilogo al fornitore per iscritto (nella chat e via email), con calma e con i fatti. Se non si risolve, PDF e riepilogo sono ciò che passi a chi ti aiuta dopo: un’associazione di categoria, una mediazione, un avvocato o il Giudice di pace, secondo l’importo.

Fornitore abituale? Esporta la chat alla fine di ogni mese o stagione; tieni uno storico pulito ed eviti il limite di esportazione.