La commande était une photo et un vocal. Ça compte ?

Cela fait partie de la conversation. Exportez avec médias pour inclure la photo et le vocal, et transcrivez le vocal pour que la commande soit lisible.

Et si le fournisseur a envoyé le prix en PDF ou en image ?

Il est dans l'export comme fichier. Un document tiré de l'export l'affiche à côté du message avec lequel il est arrivé.

D'abord au fournisseur, avec un récapitulatif écrit clair. Ensuite, selon le montant, une fédération professionnelle, une médiation, un avocat ou le tribunal de commerce.

Litige avec un fournisseur ? Mettez en ordre commandes et promesses WhatsApp

Mauvaise marchandise, livraison en retard, prix modifié : si les commandes passaient par WhatsApp, la discussion est l'historique des commandes. Comment l'exporter, retrouver la commande, la confirmation et les promesses, et tout ordonner.

Une discussion avec un fournisseur classée par date

Pour beaucoup de petites entreprises, commander chez un fournisseur, c’est un message WhatsApp : une photo du produit, une quantité, « vous pouvez livrer jeudi ? ». Quand la marchandise arrive fausse, en retard ou à un autre prix, cette discussion est le seul historique de commandes que vous ayez.

Quoi chercher dans la discussion #

La commande : produits, quantités, caractéristiques, photos ou références.
Le prix : tarif, devis ou le message qui l’a donné.
La confirmation : « ok », « confirmé », « je livre jeudi ».
Le paiement : virements, reçus, factures envoyées dans la discussion.
Le problème : photos de ce qui est arrivé, les dates, votre réclamation.
Les réponses du fournisseur : promesses d’échange, de remboursement ou de livraison.

Étape 1 : exporter la discussion avec médias #

Photos de la marchandise, factures envoyées en fichier et vocaux avec la commande en font partie (Android, iPhone). Si plusieurs personnes de votre entreprise ont échangé avec le fournisseur, exportez chacune de leurs discussions.

Étape 2 : écrire le récapitulatif #

Commande par commande : quoi, quand et à quel prix ; ce qui est arrivé et quand ; ce qui a été promis ensuite. Renvoyez chaque ligne à sa place dans la discussion.

Étape 3 : rendre la discussion lisible #

Zap2Doc transforme l’export en PDF chronologique aux pages numérotées : chaque message avec date et expéditeur, photos et documents à leur place, vocaux transcrits. Votre récapitulatif peut citer « commande confirmée, p. 4 » et chacun peut vérifier. Vous voyez un aperçu gratuit avant de payer.

Étape 4 : l’envoyer #

Envoyez votre récapitulatif au fournisseur par écrit (dans la discussion et par e-mail), calmement et avec des faits. Si cela ne règle rien, le PDF et le récapitulatif sont ce que vous transmettez ensuite : une fédération professionnelle, une médiation, un avocat ou le tribunal, selon le montant.

Fournisseur habituel ? Exportez la discussion à la fin de chaque mois ou saison ; vous gardez un historique propre et évitez la limite d’export.