Die Bestellung war ein Foto und eine Sprachnachricht. Zählt das?

Es ist Teil des Gesprächs. Exportieren Sie mit Medien, damit Foto und Sprachnachricht enthalten sind, und transkribieren Sie die Sprachnachricht, damit die Bestellung lesbar ist.

Und wenn der Lieferant den Preis als PDF oder Bild geschickt hat?

Er ist als Datei im Export. Ein aus dem Export erstelltes Dokument zeigt ihn neben der Nachricht, mit der er kam.

An wen wende ich mich?

Zuerst an den Lieferanten, mit einer klaren schriftlichen Zusammenfassung. Danach, je nach Betrag, an einen Branchenverband, eine Schlichtung, eine Anwältin oder einen Anwalt oder das Gericht.

Ärger mit dem Lieferanten? Bestellungen und Zusagen aus WhatsApp ordnen

Falsche Ware, verspätete Lieferung, ein geänderter Preis: Liefen die Bestellungen über WhatsApp, ist der Chat die Bestellhistorie. So exportieren Sie ihn, finden Bestellung, Bestätigung und Zusagen und ordnen alles.

Gespräch mit einem Lieferanten nach Datum geordnet

Für viele kleine Betriebe heißt beim Lieferanten bestellen: eine WhatsApp-Nachricht. Ein Foto des Produkts, eine Menge, „können Sie Donnerstag liefern?“. Kommt die Ware falsch, verspätet oder zu einem anderen Preis, ist dieser Chat die einzige Bestellhistorie, die Sie haben.

Wonach Sie im Chat suchen #

Die Bestellung: Produkte, Mengen, Spezifikationen, Fotos oder Artikelnummern.
Der Preis: Preisliste, Angebot oder die Nachricht mit dem Betrag.
Die Bestätigung: „ok“, „bestätigt“, „liefere Donnerstag“.
Die Zahlung: Überweisungen, Quittungen, im Chat gesendete Rechnungen.
Das Problem: Fotos der gelieferten Ware, die Daten, Ihre Reklamation.
Die Antworten des Lieferanten: Zusagen zu Umtausch, Erstattung oder Lieferung.

Schritt 1: Chat mit Medien exportieren #

Fotos der Ware, als Datei gesendete Rechnungen und Sprachnachrichten mit der Bestellung gehören dazu (Android, iPhone). Haben mehrere Personen in Ihrem Betrieb mit dem Lieferanten geschrieben, exportieren Sie jeden dieser Chats.

Schritt 2: die Zusammenfassung schreiben #

Bestellung für Bestellung: was wann zu welchem Preis bestellt wurde; was wann ankam; was danach zugesagt wurde. Verweisen Sie bei jeder Zeile auf die Stelle im Chat.

Schritt 3: den Chat lesbar machen #

Zap2Doc macht aus dem Export ein chronologisches PDF mit nummerierten Seiten: jede Nachricht mit Datum und Absender, Fotos und Dokumente an ihrer Stelle, Sprachnachrichten transkribiert. Ihre Zusammenfassung kann „Bestellung bestätigt, S. 4“ zitieren, und jede Person kann es prüfen. Sie sehen vor der Bezahlung eine kostenlose Vorschau.

Schritt 4: verschicken #

Schicken Sie dem Lieferanten Ihre Zusammenfassung schriftlich (im Chat und per E-Mail), ruhig und sachlich. Lässt sich die Sache so nicht klären, sind PDF und Zusammenfassung das, was Sie weitergeben: an einen Branchenverband, eine Schlichtung, eine Anwältin oder einen Anwalt, je nach Betrag.

Fester Lieferant? Exportieren Sie den Chat am Ende jedes Monats oder jeder Saison; so haben Sie eine saubere Bestellhistorie und umgehen das Export-Limit.