Kunde zahlt nicht? Den Zahlungsverlauf aus WhatsApp zusammenstellen
Der Kunde hat den Preis akzeptiert, die Leistung erhalten und zahlt nicht. Der WhatsApp-Chat enthält den Verlauf: Angebot, Zusage, Lieferung, Erinnerungen. So stellen Sie alles zu einer geordneten Aufzeichnung zusammen.
Die Arbeit ist erledigt, die Rechnung verschickt, und der Kunde schweigt oder sagt immer wieder „nächste Woche“. Lief der Auftrag größtenteils über WhatsApp, enthält der Chat bereits die ganze Geschichte. Sie muss nur gesichert und geordnet werden.
Woraus der Verlauf besteht #
Gehen Sie den Chat durch und suchen Sie, der Reihe nach:
- Den Preis. Das Angebot, die Preisliste oder die Nachricht mit dem Betrag.
- Die Zusage. „Legen Sie los“, „machen wir so“, ein Daumen hoch, eine Anzahlung.
- Die Leistung. Fotos vom Fortschritt, gesendete Dateien, „ist fertig“, die Reaktion des Kunden.
- Die Rechnung. Die Nachricht oder das Dokument, mit dem Sie sie geschickt haben, mit Datum.
- Die Erinnerungen. Jede, die Sie geschickt haben, mit Datum.
- Die Antworten. Zahlungszusagen, Ausreden, Teilzahlungen, Schweigen.
Jedes davon ist ein datierter Eintrag. Zusammen zeigen sie den Ablauf.
Schritt 1: Chat mit Medien exportieren #
Die Fotos der Arbeit und Sprachnachrichten, in denen der Kunde zugestimmt oder Zahlung versprochen hat, gehören dazu (Android, iPhone). Die .zip unverändert aufbewahren.
Schritt 2: eine klare schriftliche Erinnerung schicken #
Falls noch nicht geschehen, schicken Sie im selben Chat eine ruhige, sachliche Nachricht:
„Guten Tag, eine Erinnerung: Rechnung 041 über 3.200 € (Website geliefert am 12. August) ist noch offen. Sie war am 26. August fällig. Können Sie mir ein Zahlungsdatum nennen?“
Schritt 3: eine einseitige Zeitleiste erstellen #
Datum, was geschah, und wo es im Chat steht. Zum Beispiel: 3. Juli, Angebot gesendet (S. 2) · 4. Juli, Kunde sagt zu (S. 2) · 12. Aug., Website geliefert (S. 9) · 26. Aug., fällig · 2., 9. und 16. Sept., Erinnerungen (S. 11–12).
Schritt 4: den Chat in ein Dokument verwandeln #
Zap2Doc macht aus dem Export ein chronologisches PDF mit nummerierten Seiten, Fotos an ihrer Stelle und transkribierten Sprachnachrichten, sodass Ihre Zeitleiste auf „S. 9“ verweisen kann und jede Person es prüfen kann. Begrenzen Sie es bei langen Chats auf den Zeitraum des Auftrags. Sie sehen vor der Bezahlung eine kostenlose Vorschau.
Wohin damit #
Eine förmliche Mahnung, ein Inkassobüro, eine Anwältin oder ein Anwalt oder das gerichtliche Mahnverfahren. Was passt, hängt vom Betrag ab. Für Selbstständige siehe auch Freiberufler: Arbeitsnachweis aus Kunden-Chats.