Agenti immobiliari: archiviare le chat WhatsApp con i clienti
Visite, proposte, controproposte e documenti passano da WhatsApp. Come agenti e agenzie possono conservare ogni conversazione con i clienti come traccia ordinata, e perché esportare alla fine di ogni trattativa.
Nel settore immobiliare le trattative si fanno davvero su WhatsApp: orari delle visite, foto e video dell’immobile, proposte e controproposte, “il proprietario accetta”, copie di documenti e preliminari. Mesi dopo, quando qualcuno contesta una provvigione, una condizione o ciò che è stato detto dell’immobile, la chat è la traccia.
Cosa vale la pena conservare di ogni trattativa #
- Chi ha presentato chi, e quando: il primo contatto con l’acquirente o l’inquilino.
- Le visite fissate e fatte.
- Proposte, controproposte e accettazione, con importi e condizioni.
- Ciò che è stato detto dell’immobile: difetti, cosa è incluso, scadenze.
- I documenti scambiati.
- Le conversazioni sulla provvigione.
Una routine di pochi minuti #
- Al rogito (o quando la trattativa salta), esporta le chat con il cliente, il proprietario ed eventuali altri agenti, con i media (Android, iPhone).
- Trasforma ogni esportazione in un PDF in ordine, con le foto al loro posto e i vocali trascritti. Zap2Doc lo fa con un caricamento per chat.
- Archivialo con la trattativa:
2026-09 Via Roma 12 — acquirente.pdf.
Con molte trattative, Zap2Doc per le aziende converte lotti di esportazioni insieme, ognuna nel suo PDF.
Quando una trattativa viene contestata #
Una provvigione rifiutata, un acquirente che dice che un difetto è stato nascosto, un proprietario che dice di non aver mai concordato una condizione: il PDF ordinato permette a te, alla tua agenzia e a un avvocato di trovare il messaggio esatto dalla pagina. Esporta di nuovo appena inizia la contestazione, prima che qualcosa venga cancellato, e conserva il .zip originale.
Dati personali #
Le chat con i clienti contengono dati personali e documenti. Conserva le tracce solo per il tempo necessario e secondo il GDPR.